Frank Van Massenhove staat bekend als het lichtende voorbeeld voor anders werken binnen de overheid. Na 11 jaar onder zijn beleid werd de FOD Sociale Zekerheid veruit de populairste werkgever onder de FOD’s en recent werd hij benoemd tot toekomstige manager van de NMBS. Enkele maanden terug sprak ik hem in het kader van mijn eindwerk journalistiek bij Syntra Limburg. Bij deze de eerste in een reeks van drie blogposts gebaseerd op dat gesprek.  Het gaat over de bijna mythische werkcultuur van de FOD Sociale Zekerheid. “Vooral onze cultuur spreekt aan, we rekenen mensen af op resultaten, niet op waar en wanneer ze werken”, verklaart hij. Een bedrijfscultuur die vruchten afwerpt, maar tegelijk een bij-effect heeft. “We rekenen bikkelhard af als het op resultaten aankomt. Eens ze dat door hadden, begonnen er ook uit zichzelf te vertrekken.”

Sinds enkele jaren heeft de FOD Sociale Zekerheid kandidaten genoeg. Hun grootste probleem is dat ze juist te veel geschikte profielen aantrekken. “We hebben het geluk de eerste te zijn in wat we doen. Als elke instantie zo zou werken, hadden we die luxe niet”, beseft voorzitter Van Massenhove.

Het systeem van ontwikkelcirkels, dat ondertussen standaard geworden is binnen de federale overheid, wordt met een eigen touch toegepast.  Van Massenhove legt uit: “Er is in de teams een grote zelfregulering. Mensen weten heel snel wanneer er iets fout loopt, en dat wordt dan snel bijgestuurd. Als gevolg hiervan worden veel problemen opgelost voor ze het management bereiken en weten de werknemers heel goed wat ze te horen gaan krijgen tijdens hun evaluatiegesprek. Aan de standaard ontwikkelcirkels hebben we intervisie en feedback toegevoerd. Dat ontbreekt in het huidige systeem nog vind ik.”

[pullquote]Alle teams staan, begeleid door een neutrale coach, in voor hun eigen planning. Waarom een team en geen baas?

1) Bazen denken te weten wat de mensen kunnen. Een team kent elkaars sterke en zwakke punten.

2) Bazen willen aanduiden wie wat gaat doen. Een team vult elkaar aan en doet het samen[/pullquote]

Toch is er ook een duister kantje aan deze manier van werken. Zeker bij de opstart was er een opvallend personeelsverloop. Een aantal ambtenaren vond het plotseling tijd om binnen hun vaste benoeming een nieuwe uitdaging te gaan verkennen, of anders gezegd: velen pakten de biezen en vertrokken naar een FOD met een meer traditionele visie. “Ik heb nooit een telefoontje gehad van een toekomstige werkgever om te vragen hoe die mensen presteerden bij ons”, voegt hij er aan toe. “Degenen die niet mee willen, maar desondanks blijven, zetten we gewoon buiten. Meestal gaan ze echter vanzelf weg. Ze voelen dat ook ruim op voorhand aankomen.”

9 miljoen bespaard op kantoorruimte

Cijfers liegen niet: 92% van de ambtenaren van de FOD Sociale Zekerheid kan thuiswerken, 69% doet dat ook. Een volledig vrijwillige keuze, niemand moet verplicht van thuis werken. Dankzij dit beleid kon men 2 verdiepingen uitsparen en daarmee eveneens 9 miljoen per jaar.

Niet mis voor een project dat in totaal ‘slechts’ 10 miljoen kostte. Want ruimtebesparing is niet het enige gevolg van de hervormignen van Frank Van Massenhove. “Bijna alles gebeurt nu digitaal. We verbruiken slechts een fractie papier vergeleken met vroeger”, vertelt hij. “Toen ik hier pas aankwam, hadden we genoeg papier om alle autosnelwegen van België te bedekken. Allemaal informatie die bij andere FOD’s al gedigitaliseerd was trouwens… Ja, we zijn van ver gekomen.”

“De Regie der Gebouwen zat er oorspronkelijk wel verveeld mee. “’Ja maar dat kan niet hé. Dat is zo net ingepland’ klonk het daar eerst.”, voegt hij zuchtend toe. “Besparen bij de overheid is nooit eenvoudig, maar in de nabije toekomst zal er nog een verdieping sneuvelen”, besluit  Van Massenhove glimlachend.